PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
La Real Academia Española define planificación como un
"Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de
gran amplitud, para obtener un objetivo determinado" y plan
como "Modelo sistemático de una actuación pública o privada,
que se elabora anticipadamente para dirigirla y
encauzarla."
Está claro que las personas realizamos
dos tipos de acciones: unas son repetitivas e inmediatas y se
realizan de forma automática -echar un papel en la papelera,
coger un bolígrafo, esperar un autobús-; otras son complejas
y sus resultados no se pueden alcanzar de forma inmediata, sino
que hay que determinar los pasos simples que hay que dar para
conseguirlas. Estas últimas son el objeto de la
planificación.
Como señala Stephen R. Covey
"Todas las cosas se crean dos veces. Siempre hay primero una
creación mental, y luego una creación física. [.] La regla del
carpintero es «medir dos veces antes de cortar
una."
Pero no basta con tener claras las ideas sobre
qué queremos conseguir y cómo, hay que ejecutar ese plan en la
realidad, tener el fin siempre presente e ir administrando las
situaciones y problemas que van surgiendo para, a pesar de todo,
alcanzar nuestra meta.
La planificación se efectúa para
cualquier tarea que percibamos que no se puede ejecutar de manera
sencilla y ya. Dentro de este esquema cabe planificar a muchos
niveles.
La planificación de más alto nivel se refiere a
los valores que compartimos. La podríamos denominar
"planificación ética" y sirve para determinar los
comportamientos que son o no aceptables para nosotros.
De
la ponderación entre nuestros valores y capacidades y las
necesidades de nuestro entorno surge la planificación más general,
que es el enunciado de misión, esto es, una breve frase que
enuncia aquello a lo que nos queremos dedicar.
Del
análisis de las otras personas y organizaciones que compiten por
lo mismo surge la planificación estratégica, que consiste en
analizar nuestras fortalezas y debilidades, y las oportunidades y
amenazas que plantea el entorno.
De la consideración de la
misión y el entorno y del ejercicio sistemático y racional de la
imaginación surge la visión, que es una imagen anticipada de cómo
deseamos y creemos que las cosas pueden ser en el medio y largo
plazo.
La planificación propiamente dicha busca salvar la
brecha entre la visión y la realidad actual, determinando las
líneas generales de acción, los objetivos específicos, los
recursos necesarios y los indicadores de logro.
La planificación operativa se ocupa de prever los distintos
aspectos que intervienen en la realización de un proyecto
concreto. En la planificación de un proyecto intervienen de forma
sintética las otras planificaciones estudiadas.
LIDERAZGO
El liderazgo es un servicio que una persona hace a un grupo
para ayudarle a alcanzar sus fines y dar lo mejor de sí mismo.
Liderazgo viene de la palabra inglesa leader, que
significa "el que conduce", esto es el que ayuda a un
grupo a alcanzar una meta.
Cabe distinguir entre liderazgo
en el plano de las ideas y en el plano de la ejecución, y algunos
autores reservan la palabra liderazgo para el primer nivel y
emplean los términos administración y gestión para el segundo El
liderazgo desde este punto de vista tiene que ver más con los
valores del grupo y la visión de lo que quieren alcanzar. El
liderazgo supone ayudar al grupo a clarificar sus propios valores
y determinar a dónde se quiere llegar, por qué, con qué coste y
cómo. La administración supone controlar que se están siguiendo
las fases de la planificación prevista y que se están cumpliendo
las normas y haciendo un buen uso de los recursos
disponibles.
Hay que tener en cuenta, no obstante, que lo
anterior se refiere al liderazgo evolucionado y civilizado que se
espera en nuestra sociedad. El liderazgo tiene unas bases
biológicas que establecen la dependencia en los grupos de unas
personas respecto de otras, así como la lucha entre sus
miembros por subir en esa jerarquía. Este hecho, que es positivo
para el desarrollo de las especies sociales en general y de la
humana en particular, produce desgraciadamente también muchos
efectos indeseables. Así, por ejemplo, mecanismos biológicos como
gritar o enfrentarse no sirven para seleccionar adecuadamente
quién tiene razón en un determinado asunto, sino, en el mejor de
los casos, para ver quién dispone de más energía para discutir o
más motivación para movilizarla. El liderazgo entendido como poder
y competencia por el poder lleva también al enfrentamiento
continuo, la postergación y la exclusión, lo cual se considera en
nuestras sociedades como algo indeseable y como un último recurso.
La primera misión del líder civilizado es procurar la integración
de todo el grupo y el desarrollo personal de todas las personas
que lo componen. Situar al frente de los grupos a personas con
éste perfil ayuda a respetar la ley biológica minimizando los
inconvenientes que produce.
Existen diversas maneras de
ejercer el liderazgo, que son adecuadas a diferentes situaciones,
no buenas o malas en sí mismas. Las más típicas son la autoridad
personal -adecuada para situaciones de excepción y en las que
hay mucha distancia de capacidades entre el líder y el resto del
grupo-, la autoridad compartida entre iguales o colegiada
-útil para distribuir el poder entre personas de alto nivel
técnico- y el consenso -solo se realizan actividades
acordadas por todos y la gente funciona a su marcha-. La
autoridad personal puede ejercerse de forma autoritaria
-ordeno y mando basándome en mi propio juicio-,
consultivo -ordeno y mando tras escuchar cuidadosamente y
comprender-, permisivo -modero, pero no controlo- y
democrático -facilito la discusión y la toma de decisiones
colectiva, y garantizo la ejecución de los acuerdos-.
El liderazgo se evalúa en función de cómo contribuye a
mantener el grupo integrado y seguro, a promover a sus componentes
y a fijar y conseguir los objetivos que se van marcando. En este
sentido, todos somos líderes dentro de los grupos, porque todos
contribuimos a estos fines si queremos, cada uno según nuestras
capacidades. El líder más deseable es el líder de líderes, que
asume provisionalmente la primera línea del esfuerzo colectivo de
un equipo comprometido que se conoce a sí mismo, con sus virtudes
y defectos, y que conoce y respeta sus objetivos.
REUNIONES
Una reunión es un conjunto de personas que interaccionan
socialmente en un momento concreto. Esto es, supone sincronía
-coincidencia en el tiempo- y conjunción de varias
personas. Las reuniones pueden ser, por tanto, de dos o más
personas; formales o informales; planificadas o no; presenciales o
mediante herramientas de telecomunicación. Los diferentes tipos de
reunión tienen ventajas e inconvenientes específicos para
diferentes objetivos y situaciones.
Reunirse satisface la
necesidad de contacto social, realiza la estructura y misión de
los grupos y sirve para acordar y alcanzar objetivos concretos.
Este último punto de vista -la reunión de "trabajo"-, es
el que nos ocupa en este capítulo.
Sin embargo, los otros
aspectos están siempre presentes. Reunirse y comunicarse es
necesario para mantener las familias, las amistades, los equipos,
y, en general, cualquier tipo de relación. Pues, aunque la
confianza alcanzada permanece aunque no nos veamos, las nuevas
relaciones compiten por el tiempo de las personas y desplazan en
tiempo y objetivos compartidos a las antiguas. Comunicarse,
compartir y celebrar son también objetivos importantes en sí
mismos que merecen una reunión.
El éxito de una reunión lo
determina el grado en el que ayuda a alcanzar la meta propuesta.
Por ello, es muy importante fijar muy bien los objetivos,
acordarlos e intentar alcanzarlos. Si no, las personas pueden
tener expectativas divergentes y acabar la reunión con la
sensación de que han perdido el tiempo. Esto desprestigia al
equipo y le va restando confianza, compromiso y efectividad. Otras
cuestiones que minan el compromiso a medio y largo plazo son la
impuntualidad, el que falte material o datos para decidir, un
ambiente emocional pasivo y reactivo, la ausencia de personas
relevantes, la presencia de distractores, la participación
desequilibrada de unas personas en perjuicio de otras, etc.
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Aprender a
trabajar en equipo 
