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Aprender a trabajar en equipo

Las actitudes se tratan en el nivel de la competencia, para no que el sistema no resulte reiterativo. LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Una herramienta muy utilizada de planificación estratégica es el análisis DAFO, que recibe su nombre de los cuatro aspectos que estudia: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Normalmente se representan en forma de matriz para resaltar sus dimensiones subyacentes, esto es, las debilidades y fortalezas son aspectos internos o intrínsecos, mientras que las amenazas y oportunidades son factores externos o extrínsecos que proceden del entorno. Por otra lado, las debilidades y amenazas están en el platillo negativo de la balanza, y las fortalezas y oportunidades estén en el positivo.   ASPECTOS INTERNOS ASPECTOS EXTERNOS ASPECTOS NEGATIVOS Debilidades Amenazas ASPECTOS POSITIVOS Fortalezas Oportunidades A partir de este análisis, se identifican las líneas en las que trabajar para: Compensar las debilidades Afrontar las amenazas Aprovechar y potenciar mejor las fortalezas Aprovechar las oportunidades Las líneas se concretan en objetivos, éstos en acciones y las acciones en tareas. PARTES DE UN PROYECTO El objetivo de la planificación es reducir costes inútiles y pasos en el vacío por medio de la previsión. Se puede conceptualizar como un recorrido prospectivo por todo el ciclo de vida previsto para el proyecto, a corto, medio y largo plazo, con ayuda de las metodologías de planificación disponibles. Las subfases de la planificación son las siguientes: Conceptualización prospectiva del proyecto y de sus destinatarios (demanda) Determinación de los objetivos y límites del proyecto, tanto temáticos como espaciales y temporales, pues es muy fácil caer en proyectos irrealizables en el plazo establecido y con los recursos reales disponibles. Estado del arte: otros productos o servicios similares (análisis estratégico), antecedentes y componentes necesarios Determinación de las especificaciones detalladas de los clientes, recursos necesarios, proveedores y producto o servicio final. En lo referente al producto es necesario especificar los indicadores de calidad con respecto a los cuales se evaluará. Por ejemplo, en un servicio informático: el tiempo mínimo de disponibilidad del sistema, la cobertura de la información, los plazos de actualización, etc. Análisis de recursos humanos, financieros, informativos y materiales, procediendo al inventario de los disponibles y los que hay que conseguir externamente, así como los costes respectivos Análisis de funciones y puestos (organigrama) tanto con referencia al ciclo de vida del proyecto, como por funciones transversales. Determinación de tareas, plazos y asignación de recursos. MÉTODOS DE PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO Dos técnicas muy utilizadas para la planificación del tiempo son los gráficos de barras o de Gantt -muy útiles para proyectos simples- o el análisis de redes tipo PERT (Programm evaluation and review techniques) que permite mostrar claramente la interdependencia de cada tarea respecto a las demás. Abajo se presenta un ejemplo de cada uno. FASES DE LA REUNIÓN DETERMINAR los objetivos de la reunión, fijando el principal o principales -en los que hay que concentrase-, los secundarios -prescindibles si es necesario- y los deseables EVALUAR la necesidad de la reunión, y si se pueden conseguir los objetivos de manera eficiente y eficaz con otro procedimiento -delegación, mensajes, etc.-. Para ello, hay que atender a los costes y molestias que se ocasionan. Considera dividir una reunión en diversas acciones: entrevistas personales informales, correos electrónicos, reunión de estudio de un pequeño grupo, asamblea final, etc. FIJAR el tipo de reunión: presencial o no, dos a dos o en conferencia, etc. Considera el uso de las nuevas tecnologías. Reúnete solo con las personas necesarias y según el método más adecuado a su implicación. FIJAR los puntos de discusión y el modo de abordarlos. El orden del día debe ser sencillo, completo y sensato. Debe empezar con las cuestiones de protocolo y terminar con un tuno libre. Cada punto comenzará con la presentación de los informes, seguida de una discusión y la toma de decisiones. Las cuestiones de protocolo -quién preside, cómo se interviene, cómo se disponen las personas en el espacio- tienen un gran valor simbólico y determinan el funcionamiento de la reunión. CONSENSUAR los puntos y la metodología con todas las personas relevantes. CONVOCAR a los asistentes y asegurarse que entienden los objetivos de la reunión y qué tienen que aportar individualmente a ella. ASEGURARSE de que todas las personas llevan sus tareas y materiales preparados y que se dispone de todos los recursos para celebrar con éxito la reunión: locales, información, tecnología, etc. REPARTIR los roles: presidente o moderador, secretario -toma notas-, etc. PARTICIPAR, tanto escuchando como opinando. En tus aportaciones sé claro, preciso, positivo y lo más breve posible. Pero no olvides que difícilmente podrás aportar si no escuchas atentamente y comprendes el punto de vista de los demás. Pide aclaraciones siempre que lo necesites. SALIR AL PASO de los problemas que se vayan planteando, procurando ponerse en el lugar de los demás sin perder el propio, comunicándose adecuadamente y alcanzando acuerdos. No asumas que todo el mundo se va a portar lealmente, algunas personas, cuando no consiguen convencer, recurren en ocasiones al enfado, a embrollar, a interrumpir, y a provocar divisiones a través de la información parcial y la manipulación emocional bloquear acuerdos que no les convienen. Entonces, hay que mantener la calma, afrontar la realidad, solicitar a todos la misma participación y comportamiento, expresar más claramente si cabe las propias opiniones después de escuchar cuidadosamente y recordar que, al fin y al cabo, tu responsabilidad en las decisiones es parcial y que corresponde a todos los miembros del grupo. Usa técnicas para salir al paso de los problemas: recesos, invitación de expertos, etc. Aplica los procedimientos aceptados para la resolución de conflictos cuando no sea posible el consenso y sea absolutamente necesario llegar a un acuerdo ya. Mantén el ritmo de la reunión, ateniéndote al orden del día, reconduciendo digresiones, orientando a la consecución de acuerdos y recordando la hora de terminar. DOCUMENTAR los acuerdos alcanzados, los desacuerdos y otros aspectos relevantes, elaborando un acta que se enviará a todos los miembros y cuyo acuerdo expreso se volverá a solicitar. CERRAR la reunión, resumiendo lo acordado y agradeciendo a todos su participación, con especial mención a los méritos individuales. EVALUAR la reunión conforme a los objetivos propuestos y las nuevas posibilidades abiertas. REALIZAR el seguimiento de los acuerdos adoptados. CUESTIONARIO DE PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN FINALIDAD (objetivo, propósito) ASISTENTES (quiénes, por qué, que aportarán) PLANIFICACIÓN Puntos a tratar    Resultados esperados para cada punto Metodología para conseguirlos RECURSOS TIEMPO Fecha  Horario Tiempo otorgado a cada punto ESPACIO (lugar) INFORMACIÓN MATERIALES de APOYO TRABAJOS e INFORMES PREVIOS